ติดต่อวัดจัดงานศพในกรุงเทพฯ ต้องทำอะไรบ้าง ตั้งแต่โทรจองศาลาจนถึงวันเผา

ติดต่อวัดจัดงานศพต้องเริ่มจากอะไรก่อน

เริ่มจากโทรหาสำนักงานฌาปนสถานของวัดที่ต้องการเพื่อถามว่ามีศาลาว่างคืนไหนบ้าง แล้วจองไว้ด้วยวาจาก่อนเป็นอันดับแรก จากนั้นค่อยจัดการเรื่องเอกสารและการเคลื่อนย้ายศพ เพราะศาลาเป็นทรัพยากรที่มีจำนวนจำกัดและถูกจองเร็วที่สุดในกระบวนการทั้งหมด ส่วนขั้นตอนอื่นเลื่อนได้ แต่ศาลาที่เต็มแล้วรอไม่ได้

ลำดับนี้ขัดกับความรู้สึกของคนส่วนใหญ่ ที่มักคิดว่าต้องมีมรณบัตรครบก่อนจึงจะติดต่อวัดได้ ในทางปฏิบัติ เจ้าหน้าที่วัดในกรุงเทพฯ ส่วนใหญ่รับจองด้วยการพูดคุยทางโทรศัพท์ก่อน แล้วให้นำเอกสารมายื่นตอนมาวางมัดจำหรือตอนนำศพเข้าวัด สิ่งที่เจ้าหน้าที่ถามในสายแรกมักมีไม่กี่อย่าง คือ ผู้ล่วงลับชื่ออะไร เสียชีวิตที่ไหน จะสวดกี่คืน และจะเผาวันไหน คำตอบสามข้อหลังบางครั้งยังไม่แน่ก็บอกไปตามที่ครอบครัวคุยกันไว้คร่าว ๆ ได้

คนที่ควรเป็นผู้ติดต่อควรเป็นคนเดียวตลอดงาน และควรเป็นคนที่ตัดสินใจแทนครอบครัวได้จริง ไม่ใช่คนที่ต้องกลับไปถามทุกครั้ง เพราะเจ้าหน้าที่วัดจะโทรกลับหาเบอร์นี้เมื่อมีเรื่องต้องยืนยัน เช่น เวลารับศพ รอบเผา หรือการเปลี่ยนศาลา หากเปลี่ยนคนติดต่อกลางทางบ่อย ๆ ข้อมูลมักตกหล่นและเป็นต้นเหตุของความสับสนในวันงาน

ในกรณีที่ผู้ล่วงลับเสียชีวิตที่โรงพยาบาล โรงพยาบาลจะเก็บร่างไว้ให้ได้ระยะหนึ่ง ทำให้ครอบครัวมีเวลาโทรเทียบวัดสองถึงสามแห่งก่อนตัดสินใจ สิ่งที่ควรถามให้ครบในสายเดียวคือมีศาลาว่างวันไหน ศาลานั้นจุแขกได้ประมาณเท่าไร มีเครื่องปรับอากาศหรือไม่ และวัดรับรถรับศพจากโรงพยาบาลเองหรือให้ครอบครัวจัดหามาเอง คำตอบสี่ข้อนี้ตัดตัวเลือกได้เกือบทั้งหมดแล้ว

ต้องใช้เอกสารอะไรบ้างจึงจะจองศาลาวัดได้

เอกสารหลักที่วัดขอคือสำเนามรณบัตรของผู้ล่วงลับและสำเนาบัตรประชาชนของผู้ติดต่อ อย่างละประมาณสองชุด ส่วนมรณบัตรได้มาจากการนำหนังสือรับรองการตายที่โรงพยาบาลออกให้ ไปแจ้งตายที่ฝ่ายทะเบียนของสำนักงานเขตท้องที่ภายในยี่สิบสี่ชั่วโมงนับจากเสียชีวิต วัดหลายแห่งยอมให้จองก่อนแล้วตามเอกสารทีหลังได้

เส้นทางของเอกสารต่างกันตามสถานที่เสียชีวิต หากเสียชีวิตในโรงพยาบาลหรือสถานพยาบาล แพทย์จะออกหนังสือรับรองการตายให้ญาติ ซึ่งเป็นคนละฉบับกับมรณบัตรและใช้แทนกันไม่ได้ ญาติต้องนำเอกสารฉบับนั้นไปยื่นต่อนายทะเบียนจึงจะได้มรณบัตรตัวจริง ส่วนกรณีเสียชีวิตที่บ้าน ผู้ที่ต้องแจ้งคือเจ้าบ้านหรือผู้พบศพ โดยแจ้งที่ฝ่ายทะเบียนของสำนักงานเขตที่การตายเกิดขึ้น ไม่ใช่เขตตามทะเบียนบ้านของผู้ล่วงลับ ซึ่งเป็นจุดที่หลายครอบครัวเดินทางผิดที่ในวันแรก

มรณบัตรเป็นเอกสารที่จะถูกเรียกใช้อีกหลายรอบหลังงานจบ ทั้งการปิดบัญชีธนาคาร การเคลมประกัน การจัดการมรดก และการแจ้งย้ายชื่อออกจากทะเบียนบ้าน เอกสารลักษณะเดียวกันนี้มีใช้ในเกือบทุกประเทศด้วยเหตุผลทางกฎหมายที่คล้ายกัน อ่านภาพรวมของเอกสารประเภทนี้ได้ที่ บทความ Death certificate ในวิกิพีเดีย คำแนะนำที่ใช้ได้จริงคือถ่ายสำเนาเผื่อไว้สักสิบชุดตั้งแต่วันแรก เพราะการกลับไปขอเพิ่มระหว่างงานเป็นเรื่องเสียเวลาโดยไม่จำเป็น

เรื่องที่ควรตกลงให้จบพร้อมเอกสารคือการสะกดชื่อผู้ล่วงลับให้เป็นแบบเดียวกันทุกจุด ทั้งป้ายหน้าศาลา การ์ดเชิญ และหนังสืออนุสรณ์ เพราะเมื่อชื่อบนป้ายหน้าศาลาไม่ตรงกับที่แจ้งข่าวออกไป คนที่จะมาส่งของหรือมาร่วมงานจะหาศาลาไม่เจอ ปัญหานี้พบบ่อยจนเราเขียนวิธีไล่หาข้อมูลไว้ต่างหากที่ ไม่รู้ว่าตั้งศพวัดไหน ศาลาไหน

เลือกศาลาขนาดไหนให้พอดีกับงาน

ให้ประเมินจากจำนวนแขกในคืนที่มากที่สุด ซึ่งมักเป็นคืนแรกและคืนสุดท้าย แล้วเลือกศาลาที่จุได้มากกว่าตัวเลขนั้นเล็กน้อย ศาลาที่ใหญ่เกินไปทำให้งานดูโหรงเหรง ส่วนศาลาที่เล็กเกินไปทำให้แขกต้องยืนล้นออกมานอกอาคารและพวงหรีดไม่มีที่วาง ทั้งสองแบบแก้ยากเมื่อเริ่มงานไปแล้ว

ตัวเลขที่ใช้ประเมินได้จริงคือจำนวนคนที่จะได้รับข่าว ไม่ใช่จำนวนญาติ ครอบครัวที่ผู้ล่วงลับเคยทำงานองค์กรใหญ่หรือมีเครือข่ายสังคมกว้าง มักมีแขกคืนแรกมากกว่าที่ครอบครัวคาดไว้เท่าตัว เพราะเพื่อนร่วมงานเก่าและคู่ค้ามักมาคืนแรกพร้อมกัน ในทางกลับกัน งานของผู้สูงอายุที่พักรักษาตัวมานานมักมีแขกกระจายตัวสม่ำเสมอทุกคืนและไม่กระจุกที่คืนใดคืนหนึ่ง

ประเด็นที่คนมักลืมพิจารณาคือพื้นที่ด้านนอกศาลา ไม่ใช่แค่ที่นั่งด้านใน เพราะพวงหรีดเกือบทั้งหมดจะถูกตั้งเรียงบริเวณทางเดินและบันไดหน้าศาลา งานที่คาดว่าจะมีพวงหรีดจำนวนมาก เช่น งานของผู้บริหารหรือเจ้าของกิจการ ควรเลือกศาลาที่มีลานหน้ากว้างพอ ไม่เช่นนั้นพวงหรีดที่มาถึงทีหลังจะถูกนำไปวางไกลจนเจ้าภาพมองไม่เห็น และผู้ส่งก็จะไม่ปรากฏในภาพถ่ายของงาน

หากเลือกได้ ควรขอไปดูศาลาจริงก่อนตัดสินใจ เพราะสิ่งที่ภาพถ่ายไม่บอกคือระยะจากที่จอดรถถึงบันได ความชันของทางขึ้น และมีทางลาดสำหรับรถเข็นหรือไม่ ซึ่งเป็นเรื่องใหญ่มากเมื่อแขกส่วนใหญ่เป็นผู้สูงอายุ

ค่าใช้จ่ายฝั่งวัดมีอะไรบ้าง ต่างจากค่าใช้จ่ายฝั่งร้านอย่างไร

ค่าใช้จ่ายฝั่งวัดคือค่าบำรุงศาลา ค่าน้ำค่าไฟ ค่าเจ้าหน้าที่ ปัจจัยถวายพระ และค่าฌาปนกิจ ซึ่งจ่ายให้สำนักงานวัดโดยตรง ส่วนค่าใช้จ่ายฝั่งร้านคือหีบศพ ดอกไม้ อาหารว่าง เครื่องไทยธรรม และของชำร่วย ซึ่งจ่ายให้ผู้ให้บริการภายนอก การแยกสองก้อนนี้ออกจากกันตั้งแต่ต้นทำให้คุมงบได้จริง

ค่าบำรุงศาลาของวัดในกรุงเทพฯ มีตั้งแต่หลักร้อยไปจนถึงหลักพันต่อคืน ขึ้นกับว่าเป็นศาลาธรรมดาหรือศาลาปรับอากาศ และขึ้นกับนโยบายของแต่ละวัด ส่วนค่ารถรับศพจากโรงพยาบาลมาที่วัดที่พบบ่อยอยู่ในหลักพันต้น ๆ ตัวเลขเหล่านี้เป็นช่วงที่พบทั่วไปเท่านั้น ไม่ใช่ราคาทางการของวัดใดวัดหนึ่ง และเปลี่ยนแปลงได้เสมอ จึงต้องยืนยันกับสำนักงานวัดที่จะใช้จริงทุกครั้ง

ก้อนที่บวมง่ายที่สุดกลับไม่ใช่ค่าศาลา แต่เป็นค่าอาหารว่างและเครื่องดื่มสำหรับแขก เพราะต้องสั่งทุกคืนและปริมาณขึ้นกับจำนวนแขกที่คาดเดายาก ครอบครัวที่คุมงบได้ดีมักตั้งกรอบไว้ตั้งแต่วันแรกว่าจะสวดกี่คืน และเลือกจำนวนคืนตามกำลังจริง ไม่ใช่ตามความคาดหวังของคนรอบข้าง เพราะจำนวนคืนเป็นตัวคูณของเกือบทุกรายการ ทั้งค่าศาลา ปัจจัยพระ และค่าอาหาร

สำหรับฝั่งดอกไม้ ครอบครัวควรแยกให้ชัดระหว่างของที่เจ้าภาพต้องสั่งเอง กับของที่จะทยอยมาจากผู้อื่น ชุดดอกไม้หน้าหีบและดอกไม้ประดับเมรุเป็นหน้าที่ของเจ้าภาพเสมอ ส่วนพวงหรีดจะมาจากแขกและองค์กรที่ทราบข่าว ซึ่งเจ้าภาพไม่ต้องเตรียมงบไว้ รายละเอียดว่าวันฌาปนกิจต้องเตรียมดอกไม้ชุดใดบ้างเราแยกเขียนไว้ที่ วันฌาปนกิจเตรียมดอกไม้อะไรบ้าง ส่วนช่วงราคาพวงหรีดที่คนส่วนใหญ่สั่งกันดูได้จาก หน้าราคาพวงหรีดวัด

วันแรกที่วัดเกิดอะไรขึ้นบ้าง ตั้งแต่รับศพจนถึงสวดคืนแรก

วันแรกเริ่มจากการเคลื่อนศพจากโรงพยาบาลหรือบ้านมาที่วัดในช่วงเช้าถึงบ่าย ต่อด้วยพิธีรดน้ำศพซึ่งมักอยู่ราวสี่โมงเย็นถึงห้าโมงเย็น จากนั้นเจ้าหน้าที่จะบรรจุศพลงหีบและจัดตั้งหน้าศาลา แล้วจึงเข้าสู่พิธีสวดพระอภิธรรมคืนแรกในช่วงหัวค่ำ ทั้งหมดนี้เกิดขึ้นภายในวันเดียว

ช่วงที่กดดันที่สุดคือบ่ายถึงเย็น เพราะมีหลายอย่างต้องมาถึงพร้อมกันที่ศาลาเดียวกัน ทั้งรถรับศพ ทีมจัดดอกไม้หน้าหีบ ร้านอาหารว่าง และรูปถ่ายที่ไปสั่งอัดขยาย ครอบครัวที่ไม่ได้แบ่งหน้าที่ไว้ล่วงหน้ามักพบว่ามีคนเดียวที่ต้องรับสายทุกสาย ทางที่ดีคือกำหนดคนละบทบาทตั้งแต่เช้า คนหนึ่งดูแลเอกสารและสำนักงานวัด อีกคนดูแลของที่ต้องมาส่งที่ศาลา และอีกคนคอยรับแขกที่มาถึงก่อนเวลา

สิ่งที่ควรทำให้เสร็จก่อนบ่ายคือการแจ้งข่าวออกไปพร้อมข้อมูลครบชุด ได้แก่ ชื่อวัด ชื่อหรือหมายเลขศาลา วันแรกที่สวด เวลาสวดของแต่ละคืน และจำนวนคืน เพราะคนที่ได้รับข่าวจำนวนมากจะเริ่มสั่งพวงหรีดทันทีที่อ่านข้อความ หากข้อมูลศาลาไม่ครบตั้งแต่ต้น ร้านที่รับออเดอร์จะต้องโทรกลับมาถามเจ้าภาพเป็นสิบสาย ซึ่งเกิดขึ้นในเวลาที่ครอบครัวยุ่งที่สุดพอดี

ในทางปฏิบัติ ช่วงเวลาที่ของจากภายนอกมาถึงพร้อมกันมากที่สุดคือก่อนพิธีสวดราวหนึ่งถึงสองชั่วโมง เหตุผลเบื้องหลังและช่วงเวลาที่ปลอดภัยสำหรับผู้ส่งเราอธิบายไว้ที่ ส่งพวงหรีดวัดกี่โมงถึงจะทันสวด ซึ่งเจ้าภาพส่งต่อให้คนที่ถามเข้ามาได้เลย

เรื่องอะไรบ้างที่ควรถามวัดไว้ก่อน แต่คนมักลืมถาม

คำถามที่มักตกหล่นคือเรื่องรอบเวลาเผาในวันสุดท้าย ที่จอดรถของแขก จุดที่วางพวงหรีดได้ นโยบายเรื่องการจุดธูปในศาลาปรับอากาศ เวลาที่วัดปิดประตูในแต่ละคืน และของที่เหลือจากงานจะจัดการอย่างไร คำถามเหล่านี้ตอบได้ในสายเดียว แต่ถ้าไม่ถามจะกลายเป็นปัญหาหน้างานทั้งหมด

เรื่องรอบเผาเป็นข้อที่กระทบกับแขกมากที่สุด เพราะวัดที่มีเมรุใช้งานหนักมักมีรอบเวลาที่กำหนดไว้ชัดเจนในแต่ละวัน และรอบที่ครอบครัวอยากได้อาจถูกจองไปแล้ว การถามตั้งแต่วันแรกทำให้ระบุเวลาในการ์ดและในข้อความแจ้งข่าวได้ถูกต้องตั้งแต่ต้น ไม่ต้องแก้ทีหลังซึ่งมักทำให้แขกบางส่วนมาผิดเวลา

เรื่องจุดวางพวงหรีดเป็นข้อที่กระทบกับผู้ส่งโดยตรง บางวัดกำหนดให้วางเฉพาะบริเวณที่จัดไว้เพื่อไม่ให้กีดขวางทางหนีไฟ บางวัดมีข้อจำกัดเรื่องความสูงของขาตั้ง และบางศาลาห้ามวางพิงราวบันได เมื่อทราบเงื่อนไขล่วงหน้า เจ้าภาพจะบอกร้านที่โทรมาถามได้ทันที ทำให้ของถูกวางถูกที่ตั้งแต่พวงแรกและไม่ต้องมีใครมาขยับใหม่ระหว่างพิธี

อีกเรื่องที่ควรถามคือแนวทางเรื่องของเหลือจากงาน โดยเฉพาะพวงหรีดที่มีของใช้ประกอบ เช่น พัดลมหรือผ้า ซึ่งตามธรรมเนียมจะตกเป็นของวัดหลังจบงาน วัดบางแห่งมีจุดรวบรวมและวิธีรับมอบที่ชัดเจน การถามไว้ก่อนช่วยให้เจ้าภาพตอบผู้ส่งได้ว่าของจะถูกใช้ต่ออย่างไร ประเด็นนี้เราขยายไว้ที่ พวงหรีดหลังงานเสร็จเอาไปไหนต่อ

สุดท้าย ควรขอเบอร์โทรตรงของเจ้าหน้าที่ที่ดูแลศาลาหลังนั้น ไม่ใช่เบอร์กลางของวัดอย่างเดียว เพราะเรื่องเร่งด่วนที่เกิดตอนค่ำ เช่น ไฟดับ ที่นั่งไม่พอ หรือของมาส่งผิดหลัง มักต้องแก้ภายในไม่กี่นาที ทีมงานของเราเองก็ใช้วิธีเดียวกันนี้เวลานำพวงหรีดเข้าวัดที่ไม่คุ้นเคย เพราะการมีเบอร์ตรงหนึ่งเบอร์ประหยัดเวลาได้มากกว่าการเดินหาคนทั้งวัด ดูวัดที่เราส่งประจำและข้อมูลศาลาของแต่ละแห่งได้จากหน้าวัด เช่น วัดธาตุทอง และ วัดเสมียนนารี

วัดที่ทีมงานเข้าส่งพวงหรีดเป็นประจำในกรุงเทพฯ มีศาลา เส้นทางเข้า และระเบียบการติดต่อต่างกันไปทุกแห่ง หากครอบครัวยังไม่ตัดสินใจว่าจะใช้วัดไหน หรืออยากเทียบข้อมูลศาลา ที่จอดรถ และเบอร์สำนักงานก่อนโทรจอง สามารถดูรายละเอียดเฉพาะวัดได้จากหน้าวัดโดยตรง เช่น วัดโสมนัสวิหาร วัดเทพศิรินทราวาส วัดยานนาวา วัดบึงทองหลาง วัดศรีเอี่ยม วัดสระเกศ และ วัดตรีทศเทพ แต่ละหน้าสรุปเขต ถนน จุดรับของ และสิ่งที่ควรแจ้งทีมงานไว้ล่วงหน้าก่อนนำพวงหรีดไปตั้งที่ศาลาของวัดนั้นจริง

เสียชีวิตกลางคืนหรือวันหยุด ควรติดต่อใครก่อนถึงจะโทรหาวัดได้

ควรติดต่อโรงพยาบาลหรือเจ้าหน้าที่ที่ดูแลศพให้ออกหนังสือรับรองการตายก่อน เพราะเป็นเอกสารที่ต้องใช้ไม่ว่าจะติดต่อวัดเวลาใดก็ตาม จากนั้นโทรไปที่เบอร์สำนักงานวัดตามเวลาที่ระบุไว้ หากยังไม่ถึงเวลาเปิดทำการ ให้ฝากข้อความแจ้งชื่อผู้ล่วงลับและเบอร์ติดต่อกลับไว้ก่อน แล้วโทรตามซ้ำทันทีที่สำนักงานเปิด

ช่วงเวลานี้ยังไม่จำเป็นต้องตัดสินใจเรื่องพวงหรีดหรือรายละเอียดอื่นของงาน เพราะเรื่องที่ต้องปิดให้ได้ก่อนคือศาลาว่างวันไหนและวัดรับศพเข้าได้เมื่อไรเท่านั้น ครอบครัวหลายรายรีบโทรหาร้านพวงหรีดหรือติดต่อญาติให้ช่วยจัดการหลายอย่างพร้อมกันตั้งแต่กลางดึก ทั้งที่ยังไม่รู้ว่าจะได้ศาลาไหน ทำให้ต้องเปลี่ยนแผนซ้ำในเช้าวันรุ่งขึ้น การเรียงลำดับให้ถูกจึงช่วยประหยัดทั้งเวลาและความเครียดของทุกคนในครอบครัว

ทีมงานเคยรับสายจากผู้สั่งพวงหรีดตอนตีสองที่ยังไม่รู้ว่าจะไปวัดไหน เพราะครอบครัวเจ้าภาพยังติดต่อวัดไม่ได้ สิ่งที่แนะนำคือให้เจ้าภาพยืนยันชื่อวัดกับศาลาให้แน่ก่อน แล้วค่อยแจ้งข่าวและเบอร์ติดต่อไปยังผู้ที่จะส่งพวงหรีด เพื่อไม่ให้ต้องแก้ไขที่อยู่ซ้ำหลังส่งข้อความแจ้งข่าวไปแล้ว ตัวอย่างเบอร์และเวลาทำการของสำนักงานวัดแต่ละแห่งดูได้จากหน้าวัด เช่น วัดหัวลำโพง

จองศาลาไว้แล้วแต่ต้องเปลี่ยนวัดหรือเปลี่ยนศาลากลางคัน ทำอย่างไร

โทรแจ้งสำนักงานวัดเดิมให้ยกเลิกหรือคืนศาลาทันทีที่รู้ตัว เพื่อเปิดคิวให้ครอบครัวอื่นที่รออยู่ จากนั้นแจ้งชื่อวัดและศาลาใหม่ให้คนที่ทราบข่าวไปแล้วผ่านช่องทางเดียวกับที่ใช้แจ้งข่าวครั้งแรก และบอกทีมที่ดูแลเรื่องดอกไม้หรือพวงหรีดทันที เพื่อกันของที่เตรียมส่งไปศาลาเดิมโดยไม่รู้ว่าเปลี่ยนแล้ว

เหตุที่ทำให้ต้องเปลี่ยนกลางคันมีได้หลายแบบ เช่น ศาลาที่จองไว้ถูกใช้ต่อเนื่องจากงานก่อนหน้ายังไม่ว่างตามกำหนด ครอบครัวพบว่าวัดใหม่อยู่ใกล้ญาติผู้สูงอายุมากกว่า หรือพระที่ประจำวัดเดิมติดกิจนิมนต์จนต้องย้ายไปวัดที่สะดวกกว่า ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใด สิ่งที่กระทบมากที่สุดคือผู้ที่ได้รับข่าวไปแล้วและอาจกำลังเตรียมเดินทางหรือสั่งพวงหรีดไปยังที่อยู่เดิม

ลำดับที่ปลอดภัยที่สุดคือยืนยันวัดและศาลาใหม่ให้แน่นอนก่อน แล้วค่อยส่งข้อความแก้ไขข่าวออกไปเพียงครั้งเดียวพร้อมระบุคำว่า "เปลี่ยนสถานที่" ให้ชัดในหัวข้อความ เพื่อไม่ให้คนที่อ่านผ่าน ๆ พลาดจุดสำคัญ หากมีพวงหรีดที่สั่งไปแล้วก่อนทราบเรื่องเปลี่ยน ให้แจ้งชื่อวัดและศาลาใหม่กับร้านโดยตรงเพื่อขอให้นำไปส่งที่ถูกต้อง ไม่ต้องยกเลิกออเดอร์เดิม อ่านขั้นตอนแก้ไขหรือยกเลิกพวงหรีดที่สั่งไปแล้วเพิ่มเติมได้ที่ แก้ไขหรือยกเลิกพวงหรีดที่สั่งไปแล้ว ส่วนวิธีตรวจสอบว่างานอยู่วัดไหนศาลาไหนให้ถูกต้องตั้งแต่แรกดูได้ที่ หาวัดและศาลางานศพให้ถูกก่อนไป